Ab dem 10. Juli 2024 steht den Beschäftigten am KIT im User Portal (UP) eine neue Funktion mit der Bezeichnung „Berechtigungen beantragen“ zur Verfügung. Dahinter verbirgt sich ein digitales Formular, worüber Beschäftigte des KIT für sich selbst oder für Dritte Berechtigungen im UP beantragen und Berechtigte diese genehmigen können.
Das digitale Formular löst die bisher genutzten PDF-Antragsformulare ab, die nur noch bis zum 22. Juli 2024 akzeptiert werden.
Folgende Berechtigungen können über das digitale Verfahren beantragt und genehmigt werden.
- Finanz- und Personalberichte im BW
- Anlage und Genehmigung von Einkaufswägen/Warenkörben in SRM
- Richtigzeichnung und Genehmigung von Eingangsrechnungen in der AREB
- Pflege der Gäste- und Partnerverwaltung
- Genehmigung von Personentagen
Nach Antragsstellung muss zunächst die Person, für die die Berechtigungen beantragt wurden, dem Antrag zustimmen. Danach erhält die zuständige Leitungsperson eine Benachrichtigung per Mail, um über einen darin enthaltenen Link den Antrag zu genehmigen oder abzulehnen. Bei Genehmigung wird der Antrag an das SCC weitergeleitet und dort wie bisher bearbeitet.
Das neue digitale Verfahren bietet zahlreiche Vorteile:
- Unterstützung beim Ausfüllen des Formulars: Die Nutzenden werden durch das Formular geführt und erhalten z.B. abhängig von den gemachten Angaben nur die jeweils gültigen Kontierungselemente (Kostenstelle, PSP-Elemente) zur Auswahl.
- Einfache Genehmigung: Genehmigende erhalten eine Benachrichtigungsmail und können den Antrag direkt über einen Link genehmigen. Es sind keine Unterschriften oder digitale Signaturen notwendig.
- Transparenter und nachvollziehbarer Prozess: Die zuständige Leitungsperson wird automatisch aus den zentral hinterlegten Informationen im Organisationsmanagement und dem Finanzstellenplan ermittelt. Antragsstellende können zudem den Status des Genehmigungsprozesses nachvollziehen.
Weitere Informationen zum digitalen Verfahren oder allgemein zu den Berechtigungen finden Sie auf der Webseite Berechtigungen in UP. Sollten darüber hinaus noch Fragen offen bleiben, wenden sich gern an unseren SCC Service Desk.
SCC Service Team