Kalender - gemeinsamer oder für Räume
Ein gemeinsamer Kalender oder ein Kalender zur Verwaltung eines Raumes oder anderer Ressourcen kann mit einem Postfach auf dem Exchange Server umgesetzt werden.
Fall A: ein gemeinsamer Kalender
Fall A: ein gemeinsamer Kalender
- Kalenderverantwortlicher erhält Postfachvollzugriff
- Admin fügt ihn zur Gruppe OE-Zweck-VZ hinzu
- Kalenderverantwortlicher setzt Berechtigungen auf Kalender
- z.B. Autorrechte für eine Gruppe
- Ordnerrechte und Kalenderrechte setzen
- Kalendernutzer öffnen Kalender zum Lesen oder Termin erstellen
- freigegebenen Kalender öffnen mit
Fall B: ein Raum
Bei einem Raum oder anderen Ressourcen muss man anders vorgehen, damit es nicht zu Doppelbelegungen oder anderen Konflikten kommt.
- Kalenderverantwortlicher erhält Postfachvollzugriff
- Admin fügt ihn zur Gruppe OE-Zweck-VZ hinzu
- Raumverantwortlicher
- aktiviert automatische Verarbeitung von Besprechungsanfragen
- gibt optional einen Personenkreis (Bucher) an, der automatisch buchen darf.
- setzt weitere Planungsoptionen
- Bucher
- öffnen Kalender zum Lesen
- Buchen Raum per Besprechungsanfrage
- Variante
- Buchungsanfrage muss durch Raumstellvertreter bestätigt werden
- Tipp
- volle Leserechte (alle Details) auf den Kalender für Bucher
Wie läuft nun eine Raumbuchung ab?
- Bucher
- erstellt Termin im eigenen Kalender
- lädt Raum als Teilnehmer ein
- Raumpostfach
- erhält eine Besprechungsanfrage
- sagt automatisch zu oder ab
- Raumbelegung ändern
- Bucher (Besprechungsorganisator) schickt Besprechungsaktualisierung
- Besprechung fällt aus
- Bucher (Besprechungsorganisator) schickt Absage.