Pflege der Abonnentliste einer Mailingliste

Warum ist es wichtig, dass die Abonnentenliste einer Mailingliste sorgfältig gepflegt wird?

Der Ruf der Mailserver, über die die E-Mails des Mailinglistenservers versendet werden, ist davon abhängig, dass möglichst wenige Spam-Mails über diese Server versendet werden und dass möglichst wenige E-Mails an nicht erreichbare Adressen versendet werden.

Wenn die einzelnen Mailinglisten nun jeweils mehrere dauerhaft nicht erreichbare E-Mail-Adressen enthalten, steigt die Gefahr, dass diese Mailausgangsserver auf Blacklists landen. Nicht mehr erreichbare E-Mail-Adressen werden zum Teil auch als sog. Spamtraps oder Honeypots verwendet und sollen Spams anlocken. Die Mailserver, die dann noch E-Mails an diese Adressen versenden, werden dann als Spammer an Blacklists gemeldet.

Das Blacklisting der Mailserver kann dazu führen, dass die E-Mails der Mailinglisten nicht mehr an alle Listenteilnehmer verteilt werden können, da manche Mailserver die E-Mails aufgrund des Blacklistings ablehnen. Zudem können die E-Mails in diesem Fall oft nur mit zeitlicher Verzögerung ausgeliefert werden.
Von diesen Folgen sind dann jeweils alle Mailinglisten betroffen.

Um zu verhindern, dass die Mailausgangsserver des KIT auf Blacklists landen, ist es wichtig, dass die Abonnentenliste der einzelnen Mailinglisten sorgfältig gepflegt werden und nicht (mehr) erreichbare E-Mail-Adressen aus der Liste entfernt werden.

Wie kann man die Abonnentenliste auf einfache Art und Weise pflegen?

Bei Sympa gibt es einen automatischen Mechanismus, der die E-Mail-Adressen, die seit längerem nicht mehr erreichbar sind, aus der Liste entfernt und die Eigentümer über die Löschung informiert. Dazu wird für jede Adresse, die mehrfach nicht erreichbar ist, eine Punktezahl ermittelt. Dieser Wert ist abhängig von der Anzahl der Zustellfehler und der Art der Zustellfehler (temporär oder dauerhaft). Je höher dieser Wert ist, umso mehr Zustellfehler gab es für diese Adresse bereits.

Dieser automatische Lösch-Mechanismus ist bei neuen Mailinglisten standardmäßig aktiviert.
Als Administrator können Sie auf der Administrationsseite der Liste unter „Listenkonfiguration bearbeiten“ -> „Zustellfehler“ die Grenzwerte für die durchzuführenden Aktionen anpassen. Standardmäßig werden nach Erreichen des Grenzwerts für die erste Ebene die Listeneigentümer informiert, welche Adressen nicht (mehr) erreichbar sind und nach Erreichen des Grenzwerts für die zweite Ebene werden die entsprechenden Adressen gelöscht und die Listeneigentümer werden darüber informiert.

Die Grenzwerte, die Sie eintragen sollten, sind abhängig von der Anzahl der E-Mails, die pro Monat über die Liste versendet werden.

Wenn das nur wenige E-Mails pro Monat sind, sollten Sie den Grenzwert für die erste Ebene z.B. auf 8 setzen und den Grenzwert für die zweite Ebene auf 12 setzen.

Wenn über die Liste viele E-Mails pro Monat versendet werden, könnten Sie die Grenzwerte z.B. auf 15 (1. Ebene) und 20 (2.Ebene) setzen.

Bei einem lebhaften Diskussionsforum, über das täglich mehrere E-Mails versendet werden, können Sie hohe Grenzwerte setzen (z.B. 45 (1. Ebene) und 75 (2. Ebene)).

Wenn Sie die hohen Grenzwerte, die standardmäßig gesetzt werden, beibehalten, müssen Sie selbst manuell regelmäßig überprüfen, für welche E-Mail-Adressen es Zustellfehler gibt und die E-Mail-Adressen, die seit mehreren Monaten nicht erreichbar sind, aus der Liste entfernen.

Die Punktezahlen der einzelnen E-Mail-Adressen können Sie auf der Administrations-Seite der Liste unter „Zustellfehler“ einsehen. Auf dieser Webseite können Sie auch die jeweils letzten Zustellfehler einer E-Mail-Adresse ansehen, indem Sie eine betroffene E-Mail-Adresse anklicken und auf der nächsten Seite unten auf „Letzten Zustellfehler ansehen“ klicken.

Auf der Seite mit den Zustellfehlern können Sie auch manuell E-Mail-Adressen mit Zustellfehlern aus der Liste entfernen, indem Sie die entsprechenden E-Mail-Adressen auswählen und am Ende der Seite den Button „Ausgewählte E-Mail-Adressen löschen“ anklicken.