Planung der Prüfung

Studierende, die geprüft werden, vereinbaren auf gewohnte Weise mit dem Prüfungspersonal bzw. mit dem Instituts-Sekretariat die Prüfung. Nachdem ein gemeinsamer Termin gefunden wurde, bekommen die Studierenden eine Bestätigungsmail mit Datum und Uhrzeit der Prüfung sowie der URL und den Zugangsdaten für den Prüfungsraum. Diese Zugangsdaten dürfen nur dem Prüfungspersonal und den Prüfungsteilnehmerinnen und -teilnehmern bekannt sein und sind vertraulich zu behandeln. Die Zugangsdaten sind lediglich für den Tag der Prüfung gültig.

Durchführung der Prüfung

Einige Minuten vor Prüfungsbeginn rufen die Prüfungsteilnehmerinnen und -teilnehmer die übermittelte URL mit den Zugangsdaten und mit der Angabe ihres Vor- und Nachnamens per Webbrowser auf. Sollte das Meeting noch nicht begnnen sein, bekommt man eine Meldung angezeigt. Ansonsten werden Sie zu einem Warteraum weitergeleitet. Sobald Sie für die Teilnahme als berechtigt eingestuft wurden, befinden Sie sich im Prüfungsraum und können nun das Prüfungspersonal sehen.

Zum Verlassen der Prüfung drücken Sie oben rechts auf das 3 Punktesymbol und dann auf "Konferenz verlassen".

Einführung

Für jeden der prüft stehen Server zur Verfügung auf denen Prüfungsräume erstellt werden können. Sie haben hierbei die Wahl, ob Sie für jeden einzelnen Prüfling einen eigenen Raum erstellen oder für alle Prüflinge den gleichen Raum nutzen. Ein Prüfling kommt erst in den Raum, wenn dieser vom Prüfungsteam eingelassen wird.
Diese Warteraumfunktionialität ist generell aktiviert. In diesem Warteraum können sich die Prüflinge auch nicht sehen und auch nicht miteinander kommunizieren.

Planung der Prüfung

Die Prüfungsräume werden für den entsprechnden Zeitraum vergeben. Zur Beantragung einer Instanz genügt es, unter vc-exam.scc.kit.edu im Tab Neuen Termin erfassen folgende Angaben zu machen.

• Datum das Termins
• Bezeichnung des Termins
• Uhrzeit des Termins
• Anzahl der Teilnehmer, die maximal gleichzeitig in einer Prüfung sein können
• Anzahl der gleichzeitig aktiven Kameras in einer Prüfung
• "mit Warteraum für Teilnehmer" ermöglicht es mit einem Raum alle Prüflinge abzuhandeln - (standardmäßig aktiv)
• KIT-Account-Kürzel der Person, die prüft
• optional: KIT-Account-Kürzel der Prüfungsadministration (typischerweise Sekretariat)

Mit Klick auf Neuen Termin speichern ist die Beantragung abgeschlossen. Die Prüfungsräume stehen am Tag 15 Minuten vor der Startuhrzeit bereit.
Ist die Enduhrzeit des geplanten Prüfungsraumes erreicht, so wird nicht hart beendet, der Raum bleibt bestehen, solange sich Leute darin befinden. Jedoch kann sich nach diesem Zeitpunkt keiner mehr dazu einwählen.

Unter dem Tab Meine gebuchten Termine können das Prüfungspersonal und die Prüfungsadministration die bisher gebuchten Instanzen einsehen und gegebenenfalls Änderungen vornehmen. Die entsprechenden neuen Daten können dann nochmal per E-Mail gesendet werden.

Bitte beachten: Ein Prüfungsraum kann von jedem, der über die URL und die Zugangsdaten verfügt, betreten werden. Daher sind die Zugangsdaten des Prüfungsraums vertraulich zu behandeln und nur den an der Prüfung beteiligten Personen zu übermitteln. Die Übermittlung der Prüfungsraum-Zugangsdaten geschieht im Rahmen der üblichen Terminabsprachen per E-Mail an die zu prüfende Person, zusätzlich zu Datum und Uhrzeit. Dies ist in Vorbereitung auf die Prüfung vom Prüfungspersonal oder der Prüfungsadministration durchzuführen und geschieht nicht automatisch.

Durchführung der Prüfung

Am Prüfungstermin öffnet die Prüferin oder der Prüfer den zur prüfenden Person oder Personen gehörige Prüfungsraum im Browser unter Verwendung des Passworts für den Moderator. Die Informationen können sowohl dem Übersichts-Tab Meine gebuchten Termine unter vc-exam.scc.kit.edu entnommen werden, als auch der bei der Buchung vom System versandten Bestätigungsmail.

Sobald das Prüfungspersonal den Prüfungsraum betreten und damit geöffnet hat, kann die zu prüfende Person ohne weitere Zutrittsbeschränkungen diesen mit seinen Zugangsdaten (Meeting-ID, Teilnehmerpasswort und seinen Namen) betreten. Die Moderatoren bekommen dann im Raum eine Meldung, dass jemand um Einlass bittet.

Die Authentifizierung der zu Prüfenden geschieht wie auch bei einer Präsenzprüfung per Personal- und/oder Studienausweis. Es findet keine Aufzeichnung der Videokonferenz statt. Es wird wie üblich durch eine anwesende Person protokolliert. 

Es ist darauf zu achten, dass während der Prüfung keine Dritten den Prüfungsraum betreten. Da die Prüfungsraum-Zugangsdaten nur dem Prüfungspersonal, der Prüfungsadministration und den zu Prüfenden bekannt ist, muss das Auftauchen von Dritten als Täuschungsversuch gewertet werden.

Zum beenden des Prüfungsraum drücken Sie oben rechts auf das 3 Punktesysmbol und dann auf "Konferenz beenden". Der Prüfling hat als Teilnehmer dort nur die Auswahl "Konferenz verlassen".

Teilen von Dokumenten und Whiteboards

BBB erlaubt das hochladen von Präsentationen oder auch das Freischalten von Bildschirmen oder Bildschirmfenster. Die hochgeladene Präsentation bzw. die Standardpräsentation kann ebenso als Whiteboard benutzt werden.
Das so erstellte gemeinsame Dokument, kann aber nicht heruntergeladen werden.