Nutzungsbedingungen für den Betrieb von Mailinglisten am KIT

Nutzungsbedingungen für die Einrichtung und den Betrieb von Mailinglisten am SCC

Bevor am Scientific Computing Center (SCC) des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT), im Folgenden kurz "SCC" genannt, eine Mailingliste eingerichtet werden kann, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.

§1 Voraussetzungen

  1. Die Erstellung von Mailinglisten ist nur für Angehörige des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) möglich oder für Personen, die über eine Vereinbarung mit dieser Einrichtung verbunden sind und einen gültigen KIT-Account besitzen. Für die Verwaltung der Liste muss eine persönliche E-Mail-Adresse des KIT benutzt werden.
  2. Die Einrichtung einer Mailingliste auf einem Server des SCC bedarf einer stichhaltigen und nachvollziehbaren Begründung. Dazu muss das Thema der Liste einen Zusammenhang mit dem Forschungs- und Bildungsauftrag des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) erkennen lassen.
  3. Die hier geforderten Daten müssen korrekt und vollständig über das zugehörige Webformular übermittelt werden, da notwendige Rückfragen oder fehlerhafte Angaben zu Verzögerungen bei der Einrichtung oder zur Ablehnung der Mailingliste führen können.

§2 Zu beachtende Regeln

Neben den Bestimmungen zur Nutzung der Informations- und Kommunkationsinfrastruktur (IuK-Ordnung) gelten insbesondere die folgenden Regeln:

  1. Als Eigentümer einer Mailingliste muss immer mindestens eine persönliche E-Mail-Adresse des KIT eingetragen sein. Zusätzlich können auch Funktionsadressen als Listeneigentümer eingetragen werden.
  2. Über die als Listeneigentümer eingetragene(n) E-Mail-Adresse(n) müssen zuständige Personen zeitnah erreichbar sein. Insbesondere dürfen nicht alle Listeneigentümer die "nomail"-Option wählen und es ist in Abwesenheitszeiten für eine Vertretung zu sorgen.
  3. Alle als Listeneigentümer eingetragenen E-Mail-Adressen werden automatisch in die  Mailingliste listowner-announce∂lists.kit.edu eingetragen, über die das SCC über relevante Änderungen im Zusammenhang mit dem Betrieb von Mailinglisten informiert.
  4. Verantwortlich für die Mailingliste ist die Person, deren persönliche Emailadresse als Eigentümer der Mailingliste eingetragen ist. Sie steht auch für alle Handlungen Dritter ein, die ggf. über die Funktion der Funktionsadresse Zugriff auf die Mailingliste haben.
  5. Die Liste der Abonnenten einer Mailingliste muss von der Verantwortlichen Person gemäß Absatz 4 Satz 1 oder einer von dieser bestimmten Person sorgfältig gepflegt werden. Insbesondere müssen nicht (mehr) funktionale E-Mail-Adressen aus der Abonnentenliste entfernt werden. Ansonsten leidet die Reputation der Mailserver des KIT und damit steigt die Gefahr, dass die Mailserver des KIT als Spam-Versandadresse gelistet werden. Dazu ist für neue Mailinglisten standardmäßig der Mechanismus aktiviert, dass E-Mail-Adressen automatisch aus Listen entfernt werden, wenn es sehr viele Zustellfehler für diese E-Mail-Adresse gibt. Die Listeneigentümer werden in diesem Fall über die Entfernung aus der Liste informiert.
  6. Den Eigentümern der Mailinglisten sind jegliche Handlungen bei der Nutzung der Mailinglisten untersagt, die gegen geltendes Recht verstoßen, Rechte Dritter verletzen oder gegen die Grundsätze des KIT verstoßen. Insbesondere sind folgende Handlungen untersagt:
    • das Einstellen, die Verbreitung, das Angebot und die Bewerbung pornografischer, gegen Jugendschutzgesetze, gegen Datenschutzrecht und/oder gegen sonstiges Recht verstoßender und/oder betrügerischer Inhalte, Dienste und/oder Produkte;
    • die Veröffentlichung oder Zugänglichmachung von Inhalten, durch die andere Teilnehmer oder Dritte beleidigt oder verleumdet werden;
    • die Nutzung, das Bereitstellen und das Verbreiten von Inhalten, Diensten und/oder Produkten, die gesetzlich geschützt oder mit Rechten Dritter (z.B. Urheberrechte) belastet sind, ohne hierzu ausdrücklich berechtigt zu sein;
    • die öffentliche Zugänglichmachung von urheberrechtlich geschützten Werken oder sonstige urheberrechtswidrige Handlungen, insbesondere bei der Nutzung von sog. „Internet-Tauschbörsen“ oder File-Sharing-Diensten.

      Des Weiteren sind auch unabhängig von einem eventuellen Gesetzesverstoß die folgenden Aktivitäten untersagt:
    • die Übertragung überdurchschnittlich großer Datenmengen und insbesondere die anhaltende Übertragung solcher Datenmengen;
    • die Verbreitung von Viren, Trojanern und anderen schädlichen Dateien;
    • die Verbreitung anzüglicher, anstößiger, sexuell geprägter, obszöner oder diffamierender Inhalte bzw. Kommunikation sowie solcher Inhalte bzw. Kommunikation die geeignet sind/ist, Rassismus, Fanatismus, Hass, körperliche Gewalt oder rechtswidrige Handlungen zu fördern bzw. zu unterstützen (jeweils explizit oder implizit);
    • die Aufforderung anderer Nutzer oder Dritter zur Preisgabe von Kennwörtern oder personenbezogener Daten für kommerzielle oder rechts- bzw. gesetzeswidrige Zwecke.

      Ebenfalls untersagt ist jede Handlung, die geeignet ist, den reibungslosen Betrieb des SCC zu beeinträchtigen, insbesondere die entsprechenden Systeme unverhältnismäßig hoch zu belasten.
       
  7. Für Dritte, die nicht das KIT sind, sowie für private Zwecke darf eine Mailingliste nur nach Rücksprache mit der DE RECHT beantragt werden.

§3 Datenschutz

  1. Die Person, deren persönliche Emailadresse als Eigentümer der Mailingliste eingetragen ist, ist dafür verantwortlich, dass die Liste datenschutzkonform konfiguriert ist. Hierbei ist zu beachten, dass auch eine Verantwortlichkeit für die in der Mailingliste geposteten Inhalte entstehen kann.
  2. Es dürfen insbesondere nur Abonnenten in Mailinglisten eingetragen werden, die zuvor explizit Ihre Einwilligung erklärt haben (opt-in). Der Widerruf dieser Einwilligung muss jederzeit möglich sein und umgehend berücksichtigt werden. Die Liste muss so konfiguriert werden, dass ein Abonnieren der Liste nur mit Zustimmung des Benutzers erfolgen kann. (Double-Opt-in; dabei wird eine Bestätigungsmail mit Link an die betroffene E-Mail-Adresse versandt)
    Eine Ausnahme bilden Mailinglisten, bei denen die Abonnenten zweckgebunden automatisch eingebunden werden, wie z.B. die Liste mitarbeiter∂lists.kit.edu.

§4 Pflichten und Rechte des SCC

  1. Die von der eingesetzten Mailinglisten-Software bereitgestellten Funktionen können aus betrieblichen Gründen vom SCC eingeschränkt werden.
  2. Ebenso behält sich das KIT/SCC vor, eine Liste zu deaktivieren, wenn die Nutzungsbedingungen für eine Mailingliste nicht eingehalten werden.

§5 Deprovisionierung der Mailinglisten

  1. Die Mailinglisten, über die noch nie oder innerhalb eines Zeitraums von zwei Jahren seit einem letzten Versand keine E-Mails mehr versandt wurde und deren Konfiguration innerhalb des letzten Jahres nicht geändert wurde, werden deaktiviert und 6 Monate nach der Deaktivierung gelöscht, wenn  von dem/den Eigentümer(n) dieser Mailingliste auch nach drei Anfragen nach dem Bedarf für diese Liste keine Rückmeldung erfolgt.
  2. Auch aktive Listen, bei denen kein Eigentümer per Email erreichbar ist oder bei denen auch nach dreimaliger Nachfrage per Email keine Rückmeldung durch einen Eigentümer in Form einer Email erfolgt, werden deaktiviert und 6 Monate nach deren Deaktivierung gelöscht.

Wenn Sie zur Einhaltung dieser Regeln bereit sind, können Sie nach der Anmeldung auf der Webseite https://www.lists.kit.edu Ihren Antrag zur Einrichtung einer Mailingliste stellen. Sollten Sie weitere Fragen haben, so wenden Sie sich bitte an die Listmaster.