Berechtigungen für UP

Allgemeines

Berechtigungen im User Portal (UP) werden abhängig von der Bedeutung der Rolle mit oder ohne Genehmigung durch eine Leitungsperson vergeben. Einige Funktionen (News, Ticketsystem Facility Management, Grundfunktionen des ESS) stehen allen Nutzenden von UP automatisch zur Verfügung. Alle weiteren Berechtigungen müssen beantragt werden.

Die Beantragung von Berechtigungen erfolgt mit wenigen Ausnahmen über die App „Berechtigungen beantragen“ im User Portal (UP). Für mehr Informationen siehe https://www.scc.kit.edu/dienste/16522.php

Verlässt eine Mitarbeiterin/ein Mitarbeiter des KIT, so wird sein Account im User Portal (UP) automatisch zum Austrittsdatum gesperrt. Bei organisatorischen Wechseln innerhalb des KIT gibt es hingegen keinen Automatismus. Sowohl die Streichung als auch die Neuvergabe von Berechtigungen muss beantragt werden.

Berichtswesen

Finanzberichte für Leitungen und Controller von (Organisations-)Einheiten

Finanzberichte für Projektleitungen und Projektcontroller

Personalberichte

Bei Antragsstellung muss folgendes beachtet werden:

• Eine Person kann im SAP-BW Berichtswesen nur die Rolle als Leitung/Controller einer Einheit oder als Projektleitung/Projektcontroller haben. Sollte eine zu der bisherigen Rolle abweichende Rolle neu beantragt werden, wird der Person die vorhandene Rolle entzogen.
• Die Rolle für personenbezogene Daten in Finanzberichten für Leitungen und Controller so wie personenbezogene Daten für (Drittmittel-)Projekte kann nicht für einzelne Kontierungselemente vergeben werden. Mit der Rolle erhält die Person für alle Kontierungselemente, für die die Person in den Finanzberichten eine Berechtigung hat, Zugriff auf die personenbezogenen Daten. Personen, die Berechtigungen für Finanzberichte für mehrere Organisationseinheiten haben, müssen dies vor Antragsstellung mit allen Leitungspersonen abgestimmt und eine Genehmigung eingeholt haben. Mit Antrag über die App „Berechtigungen beantragen“ wird dies bestätigt.

Bei der Beantragung von Berechtigungen für Berichte mit personenbezogenen Daten einschließlich der Personalberichte wird bestätigt, dass die zu berechtigende Person über die Rechte/Pflichten gemäß der Dienstvereinbarung zur Einführung, Anwendung, Änderung und Weiterentwicklung von SAP-Business Warehouse (SAP BW) informiert wurden. Nach Anlage 4a, Anlage 4b und Anlage 5 der Dienstvereinbarung in einer Organisationseinheit neben der Leitung nur jeweils maximal zwei weitere, vertrauenswürdige und fachlich geeignete Person über die Berechtigung verfügen dürfen.

Warenkörbe und Rechnungen

Anlegen von Warenkörben

Genehmigung von Warenkörben

Genehmigung von Rechnungen

Bei einem Antrag von Berechtigungen für Warenkörbe und Rechnungen ist die aktuelle Beschaffungsrichtlinie des KIT, insbesondere der Regelungen zu berechtigten Personen (Ziffer II. 3.1) und zur Beschaffung von Gefahrstoffen (Ziffer II. 3.8), zur Kenntnis zu nehmen. Insbesondere dürfen nur Gefahrstoffbeauftragte Gefahrstoffe freigeben.

Zusätzlich berücksichtigen Sie bei der Beantragung bitte:

• Warenkörbe, die auf PSP-Elemente kontiert sind, gehen automatisch an die Budgetverantwortlichen für Kostenstellen zur Genehmigung. Nur wenn davon abweichende Budgetgenehmigende (z.B. Projektleitungen) gewünscht sind, muss eine Budgetgenehmigung für einzelne PSP-Elemente beantragt werden.
• Wertgrenzen werden nur bei der Genehmigung von Warenkörben für Kostenstellen, nicht aber bei der Genehmigung von Rechnungen berücksichtigt. Genehmigungen als Projektleitung auf einzelne PSP-Elemente berücksichtigt nie Wertgrenzen.

Gäste- und Partnerverwaltung

Personentage

Employee Self Service (ESS)/Manager Self Service (MSS)