Berechtigungen für UP
Allgemeines
Berechtigungen im User Portal (UP) werden abhängig von der Bedeutung der Rolle mit oder ohne Genehmigung durch eine Leitungsperson vergeben. Einige Funktionen (News, Ticketsystem Facility Management, Grundfunktionen des ESS) stehen allen Nutzenden von UP automatisch zur Verfügung. Alle weiteren Berechtigungen müssen beantragt werden.
Die Beantragung von Berechtigungen erfolgt mit wenigen Ausnahmen über die App „Berechtigungen beantragen“ im User Portal (UP). Für mehr Informationen siehe https://www.scc.kit.edu/dienste/16522.php
Verlässt eine Mitarbeiterin/ein Mitarbeiter des KIT, so wird sein Account im User Portal (UP) automatisch zum Austrittsdatum gesperrt. Bei organisatorischen Wechseln innerhalb des KIT gibt es hingegen keinen Automatismus. Sowohl die Streichung als auch die Neuvergabe von Berechtigungen muss beantragt werden.
Berichtswesen
Finanzberichte für Leitungen und Controller von (Organisations-)Einheiten
Was möchte ich machen? | Welche App in UP? | Wie bekomme ich die Berechtigung? |
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Finanzberichte für eine gesamte (Organisations-)Einheit (Kostenstellen und Projekte) | Finanz- und Personalberichte | App „Berechtigungen beantragen“ Berichtswesen Finanzberichte für Leitungen und Controller |
Finanzberichte für einzelne Kostenstellen | Finanz- und Personalberichte | App „Berechtigungen beantragen“ Berichtswesen Finanzberichte für Leitungen und Controller |
Finanzberichte mit zusätzlich detaillierten Gehaltsdaten | Finanz- und Personalberichte | App „Berechtigungen beantragen“ Berichtswesen Personenbezogene Daten in Finanzberichten für Leitungen und Controller |
Kostenrechnungssätze in der Großforschungsaufgabe | Kostenstellenbericht | App „Berechtigungen beantragen“ Berichtswesen Detailbericht Kostenrechnung (nur GFA) |
Finanzberichte für Projektleitungen und Projektcontroller
Was möchte ich machen? | Welche App in UP? | Wie bekomme ich die Berechtigung? |
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Finanzberichte als Projektleitung/Projektcontroller | Finanz- und Personalberichte | App „Berechtigungen beantragen“ Berichtswesen Finanzberichte für Projektleitungen und Projektcontroller |
Finanzberichte für einzelne PSP-Elemente | Finanz- und Personalberichte | App „Berechtigungen beantragen“ Berichtswesen Finanzberichte für Projektleitungen und Projektcontroller |
Finanzberichte mit zusätzlich detaillierten Gehaltsdaten für Drittmittelprojekte | Finanz- und Personalberichte | App „Berechtigungen beantragen“ Berichtswesen Personenbezogene Daten für (Drittmittel-)Projekte |
Personalberichte
Was möchte ich machen? | Welche App in UP? | Wie bekomme ich die Berechtigung? |
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Personalberichte für dezentrale Personalbewirtschaftung und Planung von Personalmaßnahmen | Finanz- und Personalberichte | App „Berechtigungen beantragen“ Berichtswesen Personalberichte |
Bei Antragsstellung muss folgendes beachtet werden:
- Eine Person kann im SAP-BW Berichtswesen nur die Rolle als Leitung/Controller einer Einheit oder als Projektleitung/Projektcontroller haben. Sollte eine zu der bisherigen Rolle abweichende Rolle neu beantragt werden, wird der Person die vorhandene Rolle entzogen.
- Die Rolle für personenbezogene Daten in Finanzberichten für Leitungen und Controller so wie personenbezogene Daten für (Drittmittel-)Projekte kann nicht für einzelne Kontierungselemente vergeben werden. Mit der Rolle erhält die Person für alle Kontierungselemente, für die die Person in den Finanzberichten eine Berechtigung hat, Zugriff auf die personenbezogenen Daten. Personen, die Berechtigungen für Finanzberichte für mehrere Organisationseinheiten haben, müssen dies vor Antragsstellung mit allen Leitungspersonen abgestimmt und eine Genehmigung eingeholt haben. Mit Antrag über die App „Berechtigungen beantragen“ wird dies bestätigt.
Bei der Beantragung von Berechtigungen für Berichte mit personenbezogenen Daten einschließlich der Personalberichte wird bestätigt, dass die zu berechtigende Person über die Rechte/Pflichten gemäß der Dienstvereinbarung zur Einführung, Anwendung, Änderung und Weiterentwicklung von SAP-Business Warehouse (SAP BW) informiert wurden. Nach Anlage 4a, Anlage 4b und Anlage 5 der Dienstvereinbarung in einer Organisationseinheit neben der Leitung nur jeweils maximal zwei weitere, vertrauenswürdige und fachlich geeignete Person über die Berechtigung verfügen dürfen.
Warenkörbe und Rechnungen
Anlegen von Warenkörben
Was möchte ich machen? | Welche App in UP? | Wie bekomme ich die Berechtigung? |
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Anlegen von Warenkörben/Einkaufswägen sowie Buchung dezentraler Wareneingang | SRM | App „Berechtigungen beantragen“ Warenkörbe und Rechnungen Anlage Warekörbe für eigene Einheit |
Anlegen von Warenkörben/Einkaufswägen für eine andere (Organisations-)Einheit | SRM | App „Berechtigungen beantragen“ Warenkörbe und Rechnungen Anlage Warenkörbe für zusätzliche Kostenstelle |
Genehmigung von Warenkörben
Was möchte ich machen? | Welche App in UP? | Wie bekomme ich die Berechtigung? |
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Freigabe von Gefahrstoffen als Gefahrstoffbeauftragter | SRM | App „Berechtigungen beantragen“ Warenkörbe und Rechnungen Freigabe von Gefahrstoffen |
Warenkörbe für Kostenstellen genehmigen | SRM | App „Berechtigungen beantragen“ Warenkörbe und Rechnungen Budgetverantwortliche für Kostenstellen |
Warenkörbe als Projektleitung genehmigen | SRM | App „Berechtigungen beantragen“ Warenkörbe und Rechnungen Budgetgenehmigung für einzelne PSP-Elemente |
Genehmigung von Rechnungen
Was möchte ich machen? | Welche App in UP? | Wie bekomme ich die Berechtigung? |
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Sachliche Richtigzeichnung von Rechnungen | AREB | App „Berechtigungen beantragen“ Warenkörbe und Rechnungen Sachliche Richtigzeichnung von Rechnungen |
Budgetfreigabe von Rechnungen | AREB | App „Berechtigungen beantragen“ Warenkörbe und Rechnungen Budgetverantwortliche für Kostenstellen |
Bei einem Antrag von Berechtigungen für Warenkörbe und Rechnungen ist die aktuelle Beschaffungsrichtlinie des KIT, insbesondere der Regelungen zu berechtigten Personen (Ziffer II. 3.1) und zur Beschaffung von Gefahrstoffen (Ziffer II. 3.8), zur Kenntnis zu nehmen. Insbesondere dürfen nur Gefahrstoffbeauftragte Gefahrstoffe freigeben.
Zusätzlich berücksichtigen Sie bei der Beantragung bitte:
- Warenkörbe, die auf PSP-Elemente kontiert sind, gehen automatisch an die Budgetverantwortlichen für Kostenstellen zur Genehmigung. Nur wenn davon abweichende Budgetgenehmigende (z.B. Projektleitungen) gewünscht sind, muss eine Budgetgenehmigung für einzelne PSP-Elemente beantragt werden.
- Wertgrenzen werden nur bei der Genehmigung von Warenkörben für Kostenstellen, nicht aber bei der Genehmigung von Rechnungen berücksichtigt. Genehmigungen als Projektleitung auf einzelne PSP-Elemente berücksichtigt nie Wertgrenzen.
Dienstreisen
Im TMSK (Travel Managementsystem des KIT, derzeit nur verfügbar für Mitarbeitende der GFA) stehen als potentiell Genehmigende alle Personen zur Verfügung, welche eine Budgetverantwortung für Kostenstellen oder eine Budgetgenehmigung für einzelne PSP-Elemente haben. Aktuell sind noch Personen hinterlegt, welche in der Vergangenheit eine Zeichnungsberechtigung für Dienstreisen beantragt haben.
Alle Personen, die eine Budgetgenehmigung für Kostenstellen oder die Budgetgenehmigung für einzelne PSP-Elemente beantragen, sind damit auch Genehmigende in TMSK. Möchten Sie also als Genehmiger/in in TMSK hinterlegt werden, beantragen Sie bitte die Budgetgenehmigung für Kostenstellen oder die Budgetgenehmigung für einzelne PSP-Elemente über die App „Berechtigungen beantragen“ in UP.
Gäste- und Partnerverwaltung
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Anlage und Pflege der Gäste- und Partnerdaten | Gäste- und Partner | App „Berechtigungen beantragen“ Gäste- und Partnerverwaltung Gäste- und Partnerverwaltung |
Personentage
Was möchte ich machen? | Welche App in UP? | Wie bekomme ich die Berechtigung? |
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Erfassung von Personentagen | Personentage erfassen | Mail an servicedesk∂scc.kit.edu |
Genehmigung von Personentagen | Personentage genehmigen | App „Berechtigungen beantragen“ Personentage Genehmigung von Personentagen |
Employee Self Service (ESS)/Manager Self Service (MSS)
Was möchte ich machen? | Welche App in UP? | Wie bekomme ich die Berechtigung? |
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Pflege und Einsicht eigener Daten | Mein Profil, Meine Familienmitglieder, Meine Bescheinigungen | Automatisch ohne Antrag |
Anlage von Urlaubsanträgen etc. für mich selbst | Meine Abwesenheiten | Automatisch ohne Antrag für Teilnehmende am ESS |
Anlage von Zeitbuchungen | Meine Zeitbuchungen | Automatisch ohne Antrag für Teilnehmende an der Gleitzeit |
Pflege von Abwesenheiten für Dritte | Zeitbeauftragte | Mail an ess-service∂pse.kit.edu |
Abwesenheiten meiner Teammitglieder (ohne Gründe) | Mein Teamkalender | Automatisch ohne Antrag für Teilnehmende am ESS |
Abwesenheitsübersicht mit Gründen | Abwesenheiten | Mail an ess-service∂pse.kit.edu |
Genehmigung von Abwesenheitsanträgen und Zeitbuchungskorrekten | Meine Inbox | Mail an ess-service∂pse.kit.edu |