Mit der easyBANF können folgende Bedarfe als Warenkörbe erfasst werden:

• Normale Bestellungen:
  • Einkaufsvariante zentral (Beschaffung durch EVM) oder dezentral (Beschaffung direkt durch Organisationseinheit, nur bis 5000 Euro)
  • Finanzierung Großforschungsaufgabe und Universitätsaufgabe
  • Wareneingang zentral (Campus Nord) oder dezentral (andere Campus)
• Bestellungen aus Katalogen und Webshops (inkl. KIT-Lager)
• Leistungsanforderungen
• Fahrdienstaufträge
• Bewirtungsaufträge
• Abfallabgabeaufträge
• Versandaufträge

Die Genehmigung von Warenkörben erfolgt in der allgemeinen Inbox in UP.

Welche Funktionen gibt es in der easyBANF?

Nach Aufruf der easyBANF in UP gibt es folgende Funktionen:

• Warenkorbübersicht: Übersicht über alle bisher angelegten Warenkörbe. Hier werden Wareneingänge gebucht. Des Weiteren können Warenkörbe und Positionen in den aktuellen Warenkorb kopiert werden.
• Wunschliste: Gespeicherte Favoriten
• Warenkorb: Aktueller Warenkorb
• Neuer Artikel: Hier können Sie eine neue Position für den aktuellen Warenkorb anlegen.
• Persönliche Einstellungen: Einrichtung und Verwaltung von Teams

Die verschiedenen Funktionen (außer persönliche Einstellungen) sowie die Startseite der easyBANF können Sie auch über die Navigationsliste der easyBANF aufrufen.

Was hat sich im Vergleich zum SRM geändert?

Wesentliche Änderungen im Vergleich zum bisherigen SRM sind:

• Moderne Oberflächen: easyBANF basiert auf den aktuellen Konzepten und Technologien der SAP, ist in das User Portal (UP) integriert und kann damit auch mit Mobilgeräten genutzt werden.
• Zweisprachig Deutsch-Englisch: easyBANF gibt es auf Deutsch und auf Englisch. Bitte beachten Sie, dass aber nicht alle Daten (z.B. Kontierungselemente) zweisprachig vorhanden sind.
• Weniger Anträge auf Berechtigungen notwendig: Berechtigungen werden wo möglich aus bereits vorhandenen Daten (z.B. Budgetverantwortliche, Organisationsmanagement) automatisch gezogen.
• Reduzierung der notwendigen Eingaben: Bei Anlage von Warenkörben werden durch automatische Ableitung die Zahl der notwendigen Eingaben reduziert. Z. B. werden Gefahrstoffeigenschaft und Warengruppe aus der Produktkategorie abgeleitet, Steuerkennzeichen und Investiveigenschaft aus Kontierungsangaben und E-Mail-Adressen und Telefonnummern von Personen aus den in SAP hinterlegten Personaldaten.
• Berücksichtigung von KIT 2.0: Die Prozesse wurden an KIT 2.0 angepasst. Dies bedeutet, dass u.a. in einem Warenkorb Positionen aus Universitäts- und Großforschungsaufgabe sein können. Des Weiteren funktionieren die unterschiedlichen Wareneingangsprozesse an den Campus jetzt unabhängig vom Buchungskreis.
• Neue Mittelvorbindung für Warenkörbe: Für Warenkörbe, die in Genehmigung sind, wird eine Mittelvorbindung angelegt. Diese wird auch in den Finanzberichten sichtbar sein.
• Neuer Aufbau Anlieferadresse: Die Anlieferadresse wird aus den Angaben im Warenkorb automatisch aufgebaut und wurde an die Bedürfnisse von Lieferanten (begrenzte Zeilen- und Zeichenzahl) angepasst.
• Transparenterer Genehmigungsworkflows: Der Genehmigungsworkflow wurde vereinfacht und optimiert. So werden die Genehmigenden nur noch auf Basis der Kontierung (und nicht mehr aus dem Organisationsmanagement) ermittelt. Neu im Genehmigungsworkflow sind die bisher noch außerhalb eines elektronischen Workflows durchgeführten Genehmigungen durch L2 (Leitungen Bereiche, Serviceeinheiten) und L1 (Präsidium) sowie die Budgetprüfungen von FIMA.
• Genehmigung nur noch in der Inbox in UP: Die Genehmigung von Warenkörben erfolgt nur noch ausschließlich in der Inbox in UP. Die bisherige Genehmigung per E-Mail gibt es aus technischen Gründen (u.a. IT-Sicherheit) nicht mehr.
• Kopieren statt Voreinstellungen: Es gibt keine Voreinstellungen mehr. Stattdessen wird mit Kopierfunktionen gearbeitet.
• Dokumentation dezentraler Beschaffungen in easyBANF: Bei dezentralen Beschaffungen erfolgt in Zukunft die Dokumentation in easyBANF. Entsprechende Pflichtfelder und Hochlademöglichkeiten von Dokumenten sind vorhanden.

Warenkörbe für Bestellungen durchlaufen folgenden Genehmigungsworkflow:

Berechtigungen

Berechtigungen werden zum großen Teil initial zur Produktivsetzung automatisch aus bereits vorhandenen Daten vergeben. Im laufendem Betrieb sind in der Regel Berechtigungsanträge notwendig. Eine neue App "Berechtigung beantragen" wird kurz vor Produktivsetzung der easyBANF in UP freigeschaltet.

Die Genehmigungsstufen für L2 und L1 werden ebenfalls automatisch aus dem Organisationsmanagement ermittelt. Für die weiteren Stufen wenden Sie sich bitte an servicedesk∂scc.kit.edu.

Ein Warenkorb besteht immer aus:

• Kopf: Daten, die für den gesamten Warenkorb gültig sind (z.B. Anforderer, Lieferant, Anlieferadresse, Dokumente)
• Positionen: einzelne Waren/Dienstleistungen mit den dazugehörigen Angaben (z.B. Beschreibung, Kontierung)

Wenn Sie einen Warenkorb neu anlegen wollen, klicken Sie auf „Neuen Artikel“. Alternativ können Sie auch einen bestehenden Warenkorb kopieren und diesen anpassen (siehe Warenkorbübersicht).

Beachten Sie, dass am KIT eine Warenkorbfreigabe erfolgt. D.h. lehnt ein Genehmiger eine Position im Warenkorb ab, so ist der gesamte Warenkorb abgelehnt. Daher sollten Warenkörbe immer einen Sachzusammenhang darstellen.

Bereits gemachte Eingaben merkt sich das System, sodass Sie auch nach erneuter Anmeldung diese wiederfinden. Unvollständige Warenkörbe können, wenn Sie z.B. an mehreren parallel arbeiten, im Entwurf gespeichert werden. Achtung: Nach Speicherung wird Ihnen ein neuer, leerer Warenkorb angezeigt. Den gespeicherten Warenkorb finden Sie in der Warenkorbübersicht.

Abhängig von den eingegebenen Daten werden Felder aus- und eingeblendet. Des Weiteren werden Ihnen schon bei Eingabe, spätestens aber mit Abschicken des Warenkorbes Fehlermeldungen angezeigt. Durch Klick auf die Meldungen erhalten Sie Detailinformationen, welche Felder z.B. noch ausgefüllt werden müssen oder welche Dokumente noch fehlen.

Hinweise zu Feldern im Kopf

Einkaufsvariante:

• Zentral: Warenkorb geht an EVM und wird dort weiterbearbeitet.
• Dezentral: Aus Warenkorb wird direkt eine Bestellung generiert. Nur möglich bis zu einem Warenkorbwert von 5000 Euro.

KIT-Buchungskreis:

• Aus technischen Gründen muss jeder Warenkorb einem Buchungskreis zugeordnet sein. Verwenden Sie daher hier den Buchungskreis, über den die Mehrheit des Warenkorbes kontiert ist. Sie können in den Positionen auch einen abweichenden Buchungskreis auswählen (buchungskreisübergreifende Warenkörbe).

Anlieferadresse, Abladestelle und Warenempfänger:

• Aus diesen Angaben werden die Anlieferadresse für den Lieferanten sowie die Informationen zur internen Anlieferung auf dem Campus Nord gebildet.
• Campus Nord: Wählen Sie als Anlieferadresse Campus Nord aus. Das Gebäude muss als Abladestelle zwingend angegeben werden.
• Campus Süd und weitere Campus: Wählen Sie als Anlieferadresse das konkrete Gebäude. Eine zusätzliche Angabe eines Gebäudes als Abladestelle ist nicht notwendig.
• Der Warenempfänger muss aus der Liste der KIT-Mitarbeitenden ausgewählt werden. E-Mail-Adresse und Telefonnummer werden automatisch aus den hinterlegten Informationen gezogen. Die Telefonnummer kann von jedem KIT-Mitarbeitenden in der App „Mein Profil“ in UP gepflegt werden.

Lieferant

• Bei dezentralen Bestellungen ist der Lieferant Pflichtfeld. Achtung: Die Lieferantensuche berücksichtigt Groß- und Kleinschreibung! Achten Sie bitte daher bei der Suche darauf und probieren Sie ggf. unterschiedliche Schreibweisen.

Anzahl angefragter Firmen

• Bei dezentralen Bestellungen erfolgt hierüber die Dokumentation.
• Abhängig von der eingegebenen Anzahl ist das Feld „Alleinstellungsmerkmal“ Pflichtfeld oder Sie müssen die entsprechenden Angebote/Vermerke hochladen
• Auch bei zentralen Bestellungen müssen abhängig von den Angaben Pflichtdokumente hochgeladen werden.

Dokumente

• Abhängig vom Wert des Warenkorbes sowie der Anzahl angefragten Firmen müssen Sie hier Dokumente hochladen. Klicken Sie auf den jeweiligen Ordner und laden Sie dann die Dokumente über das Pluszeichen oder per Drag-und-Drop hoch.
• Achtung: Es können nur bestimmte Dateiformate (PDF, Bilddateien, Worddokumente, Exceltabellen) hochgeladen werden. Das Hochladen von Mails (.msg) ist nicht möglich.

Weitere Felder

• Sie müssen noch die Einhaltung der gültigen Beschaffungsrichtlinie und der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit sowie das Nicht-Vorhandensein eines Interessenkonfliktes bestätigen.
• Daneben können Sie noch weitere Informationen an den Lieferanten (Kundennummer bei Lieferanten, Angebotsnummer) mitgeben.
• Bei dezentralen Bestellungen sollen die über https://www.fima.kit.edu/ib/ erzeugten Referenznummern in das Feld AREB-Rechnungsbezug übernommen werden.

Hinweise zu Feldern in den Positionen

Buchungskreis

• Geben Sie an, ob die Position aus Mitteln der Großforschungs- oder Universitätsaufgabe finanziert wird. Abhängig von dieser Eingabe stehen Ihnen dann die entsprechenden Kontierungselemente zur Verfügung.

Kategorie

• Wählen Sie hier aus, um was es sich handelt. Aus dieser Angabe werden verschiedene, nicht mehr händisch einzugebende Informationen abgeleitet (Gefahrstoff ja/nein, Warengruppe, Sachkonto, Einkäufergruppe, Investition ja/nein)
• Bei Anlagen im Bau bitte immer die Kategorie "Anlagen im Bau" auswählen und die konkrete Anlagennummer in das Feld „interne Notiz“ eintragen.

Radioaktiv

• Bei radioaktiven Stoffen bitte hier einen Haken setzen. Es werden dann die Felder für den Umgangsort eingeblendet. Abhängig von dieser Angabe wird der Vorgang einem Strahlenschutzbeauftragten zur Genehmigung vorgelegt.
• Ist der Umgangsort in der Liste nicht vorhanden, setzen Sie bitte den Haken. Der Warenkorb geht dann an SUM zur Genehmigung.

Artikelbeschreibung

• Hier bitte den Kurztext für den Artikel angeben. Diese Beschreibung wird später auch in der Warenkorbübersicht angezeigt.
• Weitere Informationen an den Lieferanten können im Feld „Zusätzliche Info für Lieferant“ eingegeben werden.
• Optional kann noch eine Lieferantenproduktnummer angegeben werden.

Preis und Menge

• Preise immer in netto angeben. Anhand der Kontierung ermittelt das System automatisch ein Steuerkennzeichen, dass ggf. noch im Folgeprozess durch FIMA korrigiert wird.
• Preiseinheiten sind nur notwendig, wenn ein Einzelpreis nicht vom Lieferanten angegeben oder verarbeitet werden kann (z.B. bei Schrauben oder vergleichbaren Gütern).
• Mögliche Rabatte hier angeben. Für die Genehmigungsworkflows werden die rabattierten Preise berücksichtigt.

Wunschlieferdatum

• Das Wunschlieferdatum soll dem erwarteten Lieferdatum entsprechen. Dies ist u.a. relevant für die Obligobildung.
• Bei neu angelegten Warenkörben ist dieses immer mit Anlagedatum + sieben Tage hinterlegt.

Anforderer

• Anforderer ist immer der Ersteller des Warenkorbes. Mailadresse und Telefonnummer werden automatisch aus den in SAP hinterlegten Daten gezogen. Die Telefonnummer kann in der App „Mein Profil“ in UP geändert werden.

Kontierung

• Hier wird die Position kontiert. Die zur Auswahl stehenden Kontierungselemente sind abhängig von dem in der Position ausgewählten Buchungskreis und den Berechtigungen des Anforderers.
• Eine Multikontierung ist möglich. Nutzen Sie hierfür das Pluszeichen. Aktuell kann nach Menge oder prozentual aufgeteilt werden.
• Die wertmäßige Aufteilung bitte aktuell nicht nutzen. Bei Teillieferungen u.ä. führt diese im Folgeprozess zu Problemen und manuellen Korrekturen.
• Es ist eine Kontierung auf Kostenstelle, PSP-Elemente, Aufträge und Kundenaufträge möglich. Bauprojekte und Instandhaltungsaufträge stehen in der easyBANF nur ausgewählten Nutzenden in den zentralen Dienstleistungseinheiten zur Verfügung.
• Beim Werk handelt es sich um ein technisch notwendiges Objekt, welches nur in Ausnahmefällen relevant ist. Die Angabe des Werkes spielt für die Anlieferadresse keine Rolle. Das Werk muss zum Buchungskreis passen:
  • Großforschungsaufgabe: Campus Nord, IMT, IFU, PTKA, HIU, ITAS
  • Universitätsaufgabe: Campus Süd, Campus Ost, Rheinhafen

Interne Notiz

• Es handelt sich um ein Notizfeld, das KIT-intern sichtbar ist und nicht an die Lieferanten übermittelt wird

Die Genehmigung von Warenkörben findet ausschließlich in der Inbox in UP statt. Sobald Sie nach den Regeln des Genehmigungsworkflows als genehmigende Person ermittelt wurden, ist der Warenkorb hier sichtbar. Zusätzlich erhalten Sie eine Benachrichtungsmail, das ein Warenkorb bei Ihnen zur Genehmigung vorliegt.
Beachten Sie für die Genehmigung folgendes:

• 4-Augen-Prinzip: In den Genehmigungsstufen Strahlenschutz, Gefahrstoff sowie Budgetgenehmigung (Stufe 1 und 2) ist ein 4-Augen-Prinzip implementiert. D.h. Anforderer und die Person, die den Warenkorb abgeschickt hat, sind in diesen Stufen als Genehmigende ausgeschlossen.
• Mehrfachgenehmigungen: Haben Sie einen Warenkorb genehmigt und sind Sie in den weiteren Stufen ebenfalls Genehmiger, so genehmigt das System in den weiteren Stufen automatisch den Warenkorb.
• Mehrfachkontierung: Bei Warenkörben mit Mehrfachkontierung, bei denen die pro Kontierung unterschiedliche Genehmigende ermittelt werden, kann es vorkommen, dass Sie den Warenkorb mehrmals zur Genehmigung erhalten. Dies ist kein Fehler.
• Vertretungen: Sie können auf Personen, die ebenfalls die Berechtigung zum Genehmigen von Warenkörben haben, Vertretungen einrichten. Mehr Informationen hierzu auf https://www.scc.kit.edu/dienste/16522.php

Sie haben drei Möglichkeiten:

• Detailansicht: Alle Informationen zum Warenkorb
• Notizen: Hier werden Rückfragen und die Antworten darauf angezeigt
• Anhänge: Hier können Anhänge noch hochgeladen werden. Achten Sie bitte darauf, dass die Anhänge im Warenkorb über die Detailansicht aufgerufen werden.
• Über die Detailansicht können Sie den Warenkorbkopf (Klick auf Warenkorbnummer) oder die einzelnen Positionen (Klick auf Positionsbezeichnung) aufrufen. Sie haben folgende Möglichkeiten:
• Rückfragen: Sie können Rückfragen zu einem Warenkorb stellen. Wählen Sie dazu die Person aus und stellen Sie eine Frage. Die Person erhält dann den Warenkorb in der Inbox und kann dort die Rückfrage beantworten. Beachten Sie bitte:
  • Nach Stellen der Rückfrage verschwindet der Warenkorb bei Ihnen in der Inbox. Erst wenn die Rückfrage beantwortet ist, liegt er Ihnen wieder zur Genehmigung vor.
  • Rückfragen können an alle Personen gestellt werden, welche eine Berechtigung für die easyBANF haben.
• Kontierungen ändern (nur für 1. Und 2. Budgetgenehmigung): Es kann hier die Kontierung geändert werden. Bitte beachten Sie, dass Ihnen nur Kontierungselemente Ihrer eigenen Organisationseinheit angezeigt werden. Sollten Sie zusätzlich die Berechtigung für die Anlage von Warenkörben auf weitere Kostenstellen haben, so werden Ihnen diese Elemente auch angezeigt. Nach Bestätigung der Änderung wird der Genehmigungsworkflow für den Warenkorb von Anfang neu gestartet, sodass Sie ihn ggf. wieder zur Genehmigung erhalten.

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

• Genehmigen / Kontierungsänderung bestätigen: Sie genehmigen den Warenkorb. Sollten Sie eine Kontierungsänderung vorgenommen haben, wird diese bestätigt und der Workflow neu gestartet.
• Ablehnen: Hierüber lehnen Sie den Warenkorb ab. Es muss eine Begründung eingegeben werden. Der Anforderer erhält per Mail eine Information über die Ablehnung.
• Protokoll einblenden: Protokoll des Genehmigungsworkflows
• Reservieren: Sie reservieren den Warenkorb für sich und es können nur noch Sie den Warenkorb bearbeiten. Er verschwindet aus der Inbox von weiteren Personen, die diesen Warenkorb zur Genehmigung erhalten haben. Mit Klick auf „Freigeben“ können Sie den reservierten Warenkorb wieder anderen verfügbar machen.
• Anhalten: mit dieser Funktion können Sie sich Warenkörbe auf Wiedervorlage legen. Nach Bestätigung verschwindet der Warenkorb aus Ihrer Inbox und wird erst wieder zum eingegebenen Datum angezeigt.
• Teilen: Es wird eine Mail mit dem Link zum Warenkorb erzeugt. Beachten Sie, dass der Warenkorb nur für Personen sichtbar ist, die ebenfalls den Warenkorb in der Inbox haben.

In der Warenkorbübersicht können Sie alle bisher von Ihnen angelegten sowie die von Teammitgliedern mit Ihnen geteilten Warenkörbe sehen. Sie können die Warenkörbe nach Status und Anforderungsdatum filtern sowie durchsuchen. Die Suche bezieht sich auf die in der Warenkorbübersicht angezeigten Felder, d.h. Positionsbezeichnung, Ersteller und Folgebelegnummern.

Durch Klick auf eine Zeile mit einem Warenkorb sehen Sie die Details (inkl. Genehmigungsübersicht und Belegfluss). Im Entwurf gespeicherte Warenkörbe können Sie auch noch bearbeiten. Des Weiteren können Sie komplette Warenkörbe in Ihren aktuellen Warenkorb kopieren.

Der Status bedeutet im Einzelnen:

• Entwurf: Im Entwurf gespeicherte und noch nicht abgeschickte Warenkörbe.
• In Genehmigung: Warenkorb ist noch in Genehmigung und es wurde noch kein Folgebeleg (z.B. Bestellanforderung oder Bestellung) angelegt
• In Bearbeitung: Warenkorb wird bei EVM bearbeitet (wenn noch keine Bestellung vorhanden) oder es ist bereits eine Bestellung erzeugt worden (Bestellnummer vorhanden). Es ist noch nicht vollständig der Wareneingang gebucht worden.
• Abgeschlossen: Wareneingang zur Bestellung ist gebucht und es wird keine weitere Lieferung mehr erwartet. Bei Bestellungen ohne Wareneingang ist die letzte Rechnung bezahlt und die Bestellung als abgeschlossen markiert worden.

Mit Klick auf einen Warenkorb öffnet sich dieser. Sie können hier einzelne Positionen in ihren aktuellen Warenkorb kopieren und in ihre Wunschliste aufnehmen.

Wareneingänge buchen Sie über das entsprechende Icon in der Positionsübersicht zu den einzelnen Warenkörben. Es können dort auch Teilwareneingänge gebucht werden.

Beachten Sie: nur dezentrale Wareneingänge werden über die easyBANF gebucht. Die Wareneingänge am Campus Nord werden weiterhin zentral verbucht.

In den persönlichen Einstellungen können Sie Teams anlegen und verwalten. Als Mitglied eines Teams sehen Sie alle dem Team zugeordneten Warenkörbe. Im Entwurf gespeicherte Warenkörbe können auch bearbeitet werden.

Teamwarenkörbe sind mit einem Icon in der Warenkorbübersicht gekennzeichnet. Sofern Sie Mitglied eines Teams sind, können Sie jeden Ihrer angelegten Warenkörbe, unabhängig vom Status des Warenkorbes, über den Button „Teams zuordnen“ Teams zuordnen oder auch wieder aus einem Team entfernen.

Um ein Team anzulegen, klicken Sie auf das Plus. Um bestehende Teams zu löschen oder zu bearbeiten auf die entsprechenden Buttons.

Beachten Sie folgendes:

• Zu Teams können nur Personen hinzugefügt werden, die auch die Berechtigung zur Anlage von Warenkörben in der easyBANF haben
• Als Ersteller können Sie festlegen, ob andere Teammitglieder Personen zu dem Team hinzufügen oder entfernen dürfen („durch Teammitglieder änderbar“)
• Sie können ein Team zum Standardteam erklären. Alle Warenkörbe, die Sie anlegen, sind damit automatisch ein Teamwarenkorb für dieses Team. Es kann nur ein Team und nicht mehrere zu einem Standardteam erklärt werden.